راهنمای مدیریت مجموعه
مدیریت، کلیدی‌ترین نقش را در هر مجموعه دارد. داشتن برنامه ریزی صحیح و رهبری اصولی کارکنان در جهت رسیدن به اهداف، از لازمه‌های هر مدیر به شمار می‌رود.
در این مقاله سعی کردیم تا مسائل مختلف پیش روی مدیر یک مجموعه و راهکارهای مناسب هر یک را برای شما ذکر کنیم.
مدت زمان تقریبی مورد نیاز برای مطالعه: 8 دقیقه
مدیریت مسائل مالی و حسابداری
یک مجموعه موفق از محصولات یا خدمات خوب، کارکنان کارآزموده، فضای خوب و مشتریان رضایتمند برخوردار است؛ اما باید بدانیم که بدون مدیریت مسائل مالی و حسابداری، بهترین مجموعه‌ها نیز محکوم به شکست هستند.
برای حل این مشکل، در گام اول اگر گردش مالی مجموعه بسیار بالا است، یک مدیر مالی با تجربه استخدام کنید؛ در غیر این صورت می‌توانید تنها از او به صورت دوره‌ای مشاوره بگیرید. مدیر مالی، یک برنامه کامل برای مسائل مالی مجموعه در اختیار شما می‌گذارد و برای معضلات پیش رو، راهکار ارائه می‌دهد.
در قدم دوم، به کمک مدیر مالی یا حسابدار خود، گزارشات مالی گذشته را به طور کامل بررسی کنید و برای ادامه راه نیز برنامه بریزید. حسابدار خود را مقید کنید تا در زمان‌های یک ماهه، سه ماهه و سالانه به شما گزارش درآمد و هزینه و سود و زیان بدهد. سپس با کمک یکدیگر تمام مسائل را تحلیل کنید. در نگاه اول، این کار بسیار خسته کننده و غیر ضروری به نظر می‌رسد؛ اما بهتر است بدانید که این گزارش و تحلیل‌های به ظاهر ساده و خسته کننده، نقش بسیار مهمی در آینده مجموعه شما دارد.
برای بالاتر رفتن دقت دفتر حساب‌های خود، بهتر است روش دستی را کنار گذاشته و به یک نرم افزار جامع مالی و حسابداری اعتماد کنید. برای یافتن بهترین نرم افزار برای مجموعه خود، بهتر است با مدیران مجموعه‌های دیگر و حسابدار خود مشورت کنید. یک سیستم حسابداری خوب باید ضمن پیروی از استانداردهای روز، به درک بهتر وضعیت مالی کسب‌وکار و کنترل معیارها و شاخص‌های مهم کمک می‌کند. پس از خرید و اجرای نرم افزار، اطمینان حاصل کنید که تمامی کارکنانی که از آن استفاده می‌کنند، برای استفاده از نرم افزار، آموزش های لازم را دیده‌اند.
خرید و تامین، یک نقش بسیار کامل و اساسی در مدیریت هزینه‌های یک مجموعه دارد. استخدام یک مسئول خرید خوب و مورد اعتماد، تا حد بسیار زیادی در کاهش هزینه‌ها و همچنین بالاتر رفتن کیفیت محصولات مجموعه تاثیر خواهد گذاشت.
در پایان، مسائل مالی و حسابداری مجموعه را به صورت شخصی پیگیری کنید و در مواجهه با تخلفات مالی، صادقانه و بدون رودربایستی برخورد کنید تا اهمیت این مسائل بر همه‌ی کارکنان مشخص شود.
مدیریت پرسنل و مشکلات مربوطه
مدیریت، در راس کارکنان یک مجموعه قرار می‌گیرد و مسئول هدایت پرسنل و حل مشکلات مربوط به آنها است. یک مدیر آگاه، با توجه به پرسنل خود و برخورد صحیح با آنها می‌تواند بهترین بهره وری را از هر یک دریافت نموده و مشکلات را به آسانی از میان راه بردارد تا بستر رشد و پیشرفت مجموعه و کارکنان فراهم شود. در مفهوم کلی مدیریت پرسنل با استخدام، بررسی نحوه فعالیت و حفظ نیروی کار راضی تعریف می‌شود.
در ادامه به چند نکته مهم در رابطه با مدیریت پرسنل اشاره خواهیم کرد:
- شرح وظایف و برنامه ریزی:
پس از استخدام هر یک از پرسنل، شرح وظایف را در اختیار آنها قرار دهید تا کاملا به آن آگاه شوند. در ادامه از کارمند جدید خود بخواهید تا برای کارش برنامه ریزی انجام دهد و پیشنهادهای خود را برای بهتر شدن روند کار خود به شما ارائه دهد. به کارمندان خود این اطمینان را بدهید که همیشه برای شنیدن پیشنهادها و انتقادات آنها گوش شنوا دارید و عملکرد مثبت آنها از چشم شما دور نخواهد ماند. - برخورد صحیح با پرسنل:
طرز برخورد مدیریت تاثیر زیادی بر روی کارکنان دارد. همیشه آرامش خود را حفظ کنید و تحت هیچ شرایطی فضای حاکم بر مجموعه خود را به سمت اختلاف و دعوا سوق ندهید. به خاطر داشته باشید که مشکلات به هر حال به وجود می‌آیند؛ بهترین کار بررسی مشکل از تمام جوانب و یافتن راه حل منطقی برای آن است. همیشه از اوضاع کارکنان خود خبر داشته باشید و کنترل اوضاع را به دست بگیرید. به خاطر داشته باشید که مدیر موفق مدیری است که علاوه بر ایجاد انگیزه، به تمام پرسنل احترام گذاشته و با آنها با ادب و خوشرویی برخورد نماید. - آموزش مناسب:
آموزش اصولی کارکنان جدید، از دلایل اصلی رشد آنها و مجموعه است. یادگیری صحیح، پرسنل را به ابزارهایی مجهز می‌کند که برای موفقیت مجموعه خود به آنها نیاز دارید. می‌توانید برای انجام این کار از افراد با تجربه‌تر مجموعه خود استفاده کنید و از آنها بخواهید که روال کاری و نکات مهم را به افراد تازه وارد آموزش دهند. ضمن این که شما هم با کنترل کارمند جدید و درخواست‌های مستقیم از او، کامل بودن این آموزش را پیگیری کنید. - برگزاری جلسات منظم:
برگزاری جلسات منظم فردی یا گروهی با پرسنل، فرصت مناسبی برای ایجاد تعامل بیشتر با آنها است. می‌توانید این جلسات را به صورت ماهانه برگزار کنید. در طول جلسه علاوه بر درخواست گزارش ماه گذشته از کارکنان خود، وظایف آنها و اهداف ماه آینده را نیز مشخص کنید. این جلسات همچنین زمان خوبی است تا علاوه بر گوشزد کردن اشتباهات، بر نقاط قوت کارمندان خود تمرکز کرده تا باعث ایجاد روحیه مضاعف در آنها شوید. فقط در نظر داشته باشید که اشتباهات کاملا فردی را در جمع کارکنان مطرح نکنید و آنها را به صورت شخصی پیگیری کنید.
نکته مهم در رابطه با پرسنل این است که آنها گرداننده مجموعه شما هستند؛ پس با وجود نارضایتی پرسنل هیچ کاری از پیش نخواهد رفت. برای مدیریت صحیح پرسنل خود می‌توانید یک مدیر منابع انسانی استخدام نموده و با او برای بهتر نمودن پروسه‌ها مشورت نمایید.
مدیریت تعارضات بین پرسنل
وجود مشکلات و بروز اختلاف میان کارکنان هر مجموعه اجتناب ناپذیر است. شما به عنوان مدیر می‌بایست برای جلوگیری از به هم خوردن فضای دوستانه و پایین آمدن راندمان کاری، هر چه سریع‌تر مشکلات پیش آمده را حل کنید.
- به احساسات پرسنل خود توجه کنید.
سعی کنید به حرف‌ها و احساسات هر دو طرف توجه کنید. این کار باعث می‌شود تا خشم و ناراحتی آنها تا حدود زیادی تخلیه شود. در اکثر مواقع واسطه شدن شما مسئله را کامل حل نمی‌کند، بلکه باید طرفین را راهنمایی کنید تا خودشان با گفتگویی دوستانه مشکل را برطرف کنند.
- تمرکز خود را بر روی مشکل اصلی معطوف کنید.
اکثر مدیران در این مواقع به جای مشکل بر روی شخص تمرکز می‌کنند و سعی در تنبیه طرفین دعوا دارند، اما این کار چیزی جز شدت گرفتن اختلافات به همراه ندارد. در این هنگام شما ریشه ایجاد مشکل را بررسی کنید و برای حل آن بکوشید اما تحت هیچ شرایطی اجازه ندهید که کنترل اوضاع از دستتان خارج شود.
- قطع همکاری آخرین راه حل است.
گاهی ریشه تمام مشکلات به رفتار یکی از پرسنل ختم می‌شود و در آن زمان چاره‌ای جز قطع همکاری با کارمند خاطی ندارید. قبل از قطع همکاری، یک بار دیگر به طور دقیق مشکل را بررسی نمایید تا از صحت تصمیم خود اطمینان حاصل کنید. ممکن است مجموعه شما وابستگی زیادی به پرسنل مشکل ساز داشته باشد؛ اما این نکته را در نظر بگیرید که در ادامه راه ممکن است با وجود او به مشکلات بزرگتری برخورد کنید.
ایجاد تعهد و همدلی میان پرسنل
حس همدلی و تعهد میان پرسنل باعث می‌شود تا مجموعه را فقط محل کار و کسب درآمد خود نبینند؛ بلکه خود را در میان خانواده دومشان احساس کنند و علاوه بر این که از جان و دل برای کار مایه بگذارند، برای کمک به دیگران و پیشرفت مجموعه نیز از هیچ کاری دریغ نکنند. همچنین مطالعات بر روی کسب و کارهای مختلف نشان داده است که وجود همدلی میان کارکنان یک مجموعه، باعث ایجاد روحیه مثبت در آنها شده و این کارمندان مشکلات را آسان‌تر از میان برمی‌دارند.
یک مدیر موفق با شناخت صحیح از نیازهای کارکنان خود می‌تواند حس تعهد را در آنها ایجاد کند که در ادامه برخی از این موارد را به شما یادآوری می‌کنیم:
- امنیت شغلی: امنیت شغلی یکی از اساسی‌ترین نیازهای پرسنل است که از ایجاد تنش میان کارمندان سابق و جدید جلوگیری می‌کند. کارکنانی که احساس امنیت شغلی دارند، اشتیاق بیشتری برای انجام مسئولیت‌های خود خواهند داشت و نگران این موضوع نیستند که کسی قرار است جای آنها را بگیرد.
- احترام متقابل: نوع برخورد مدیر یک مجموعه به الگویی برای دیگران تبدیل خواهد شد. اگر این همدلی، تعهد و دیدن مجموعه به عنوان یک خانواده در رفتار مدیریت مشهود باشد، پرسنل نیز این راه را ادامه خواهند داد. احترام گذاشتن به کارکنان و برخورد مناسب، باعث ایجاد انگیزه‌ای مضاعف در آنها می‌شود. توجه داشته باشید که هیچ گاه حرکتی انجام ندهید که یکی از پرسنل را در میان دیگران تحقیر نمایید و یا با توجه به حرف‌های دیگران، زمینه به اصطلاح “زیرآب زنی” را در مجموعه خود ایجاد کنید.
ایجاد زمینه همدلی و تعهد یکی از وظایف مدیر داخلی مجموعه است که در صورت عدم وجود، این وظیفه بر گردن مدیر مجموعه قرار خواهد گرفت. - تشویق پرسنل همدل: زمانی که در کارکنان خود رفتاری از سر همدلی، تعهد و دلسوزی می‌بینید، آنها را تشویق کنید تا این رفتار در میان کارکنان تکثیر شود. این تشویق لزوما دادن پاداش کاری نیست و شما با یک تشکر هم، احساس خوب قدردانی و دیده شدن زحمات را در میان کارمندان خود ایجاد خواهید کرد.
راه‌های ایجاد انگیزه و تلاش برای اهداف مشترک
انگیزه یکی از شاخصه‌های مهم و کلیدی پیشرفت است. هر مجموعه یا فروشگاه برای دستیابی به اهداف بلند مدت، نیاز به ایجاد انگیزه در میان کارکنان خود دارد.
در یک بررسی کلی می‌توان گفت انگیزه زمانی به وجود می‌آید که در کارکنان احساس امنیت و ثبات شغلی، مشارکت و نقش موثر در مجموعه و همچنین شادابی و نشاط وجود داشته باشد. البته این موضوع را باید در نظر داشت که هر یک از این موارد، نتیجه عوامل مهم دیگری است که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.
- مشوق‌ها: پاداش به هر نوعی که باشد تاثیر زیادی در ایجاد روحیه و انگیزه در فرد دارد. سعی کنید با توجه به وظایف محول شده به کارکنان، به شکل‌های مختلف آنها را تشویق کنید. این تشویق می‌تواند به صورت جمعی به مناسبت افزایش فروش مجموعه و یا به صورت فردی برای انجام یک کار مثبت باشد. برای دادن پاداش‌های فردی شرط انصاف را رعایت کنید تا موجب ایجاد تنش و حسادت در میان کارمندان نشوید.
- ایجاد یک فضای شاداب: اکثر ساعات روزانه کارکنان در محیط کار سپری می‌شود. از همین رو جو و محیط کاری در راندمان و انگیزه پرسنل اثرگذار است. در واقع فضای کاری با نشاط از مهم‌ترین اصول موفقیت در دنیای کسب و کار است و لازم است تمام کارفرمایان توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند؛ زیرا شادابی و نشاط کارمندان تاثیر بسزایی در انگیزه، کارایی، خلاقیت و صد البته وفاداری کارکنان خواهد داشت.
از سوی دیگر عدم توجه به روحیه و نشاط کارمندان در طولانی مدت نتایج نامطلوبی به دنبال خواهد داشت؛ غیبت کارمندان به مرور زمان افزایش پیدا می‌کند، راندمان کاری پایین می‌آید و اشتباهات فردی افزایش پیدا خواهد کرد.
تعریف بونس و اثرگذاری در عملکرد تیم
برای هدف‌های مختلف مجموعه خود تارگت‌های مشخص تعیین نموده و برای رسیدن به آنها پاداش تعیین کنید. این کار، علاوه بر روشن نمودن هدف‌های مجموعه برای تمامی پرسنل، باعث افزایش انگیزه و بیشتر شدن تلاش آنها می‌شود. سعی کنید که میزان بونس، متناسب با تارگت تعیین شده باشد تا اهمیت هدف‌ها را نیز برای پرسنل مشخص کنید. این قبیل تشویق‌ها احساس رضایتمندی کارکنان را نیز افزایش می‌دهد؛ زیرا آنها اطمینان پیدا می‌کنند که شما تمامی کارها و زحماتشان را زیر نظر داشته و از آن ها قدردانی می‌کنید.
شیفت‌های کاری استاندارد
مشاغل مختلف ماهیت‌های متفاوتی دارند و در ساعت‌های مختلفی از شبانه روز به فعالیت می‌پردازند. مدیریت یک مجموعه باید شیفت‌های کاری را به گونه‌ای تنظیم کند تا علاوه بر بهره وری مناسب، فشار بیش از حد بر روی کارکنان نباشد.
برای تعیین شیفت‌های استاندارد در ابتدا زمان کاری مجموعه خود را به صورت روزانه و هفتگی مشخص کنید. سپس بر اساس استانداردهای یک شیفت کاری، قانون وزارت کار و همچنین ساعات فعالیت مجموعه خود، شیفت‌ها را تعیین کنید. سعی کنید تعداد پرسنل در هر شیفت به تعداد لازم باشند تا فشار زیادی بر کارکنان وارد نشود. همچنین برای افزایش بازدهی پرسنل، علاوه بر زمان وعده‌های غذایی (صبحانه، ناهار و شام)، زمان‌های مناسبی برای استراحت، گفتگوهای دوستانه و صرف نوشیدنی اختصاص دهید.
دیدگاهتان را بنویسید