فاکتورها و مسائل مربوطه
پس از دریافت سفارش در نرم افزار سفارش گیری خود، ممکن است به علل مختلفی قادر به آماده سازی و ارسال سفارش دریافت شده نباشید و موارد مختلفی مانع آماده سازی به موقع سفارش شوند؛ در این صورت می‌توانید با استفاده از گزینه “نیاز به تماس” در نرم افزار سفارش گیری خود، مشکل را برطرف نموده و یا سفارش را کنسل کنید. با مطالعه این مقاله با پروسه رد و یا اصلاح فاکتور با استفاده از گزینه “نیاز به تماس” بیشتر آشنا خواهید شد.
مدت زمان تقریبی مورد نیاز برای مطالعه: 8 دقیقه
مطلب پیشنهادی : قابلیت حسابداری در نرم افزار دخل
انواع مشکلات فاکتور
همان‌طور که گفتیم، علل متعددی می‌توانند باعث عدم پذیرش سفارش از سوی شما شوند. عدم توانایی در آماده سازی و ارسال سفارش (مشکلات مجموعه، در دسترس نبودن محصولات، مشکلات پیک و …)، مغایرت در قیمت‌ها و مشکلات فاکتور از سمت مشتری از جمله عوامل پر تکراری است که در پروسه تایید و آماده سازی سفارش ممکن است مشکل ساز شوند.
پروسه نیازمند تماس کردن یک سفارش
در نرم افزارهای سفارش گیری آنلاین اسنپ فود، این مسئله پیش بینی شده است؛ چنانچه پس از باز کردن سفارش دریافت شده به هر علتی قادر به آماده سازی آن نبودید، می‌توانید این موضوع را با “نیاز به تماس کردن سفارش” به تیم پشتیبانی اطلاع دهید.
اگر پس از باز کردن سفارش دریافت شده، متوجه این موضوع شدید که قادر به آماده سازی آن نیستید، این مراحل را طی کنید:
- گزینه “نیاز به تماس” را از داخل سفارش باز شده انتخاب کنید.
- سپس از میان دلایل پیش فرض، دلیل مورد نظر خود برای نیازمند تماس کردن سفارش را انتخاب نموده و توضیحات خود را تایپ کنید.
- در ادامه با انتخاب گزینه “ثبت” سفارش مورد نظر “نیاز به تماس” شده و همکاران پشتیبانی برای بررسی آن اقدام می‌کنند. پس از بررسی تیم پشتیبانی و در صورت لزوم تماس با مشتری، فاکتور جدیدی برای شما ارسال شده و یا سفارش کنسل می‌شود.
نکته 1: دقت داشته باشید که هنگام نیاز به تماس کردن سفارش، با انتخاب دلیل صحیح روند بررسی سفارش را تسریع می‌کنید تا فاکتور اصلاحی هر چه سریع‌تر به دست شما برسد و از میزان نارضایتی مشتری کاسته شود.
نکته 2: حتی پس از پذیرفتن سفارش نیز، در صورت بروز مشکل، می‌توانید با باز کردن فاکتور در نرم افزار سفارش گیری، آن را نیاز به تماس کنید.
دلایل نیاز به تماس کردن سفارش
به منظور سهولت و تسریع در پیگیری مشکلات مربوط به سفارش، برای هر کدام از سرویس‌های اسنپ فود، دلایل جداگانه‌ای جهت نیازمند کردن تماس تعریف شده است که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم.
سرویس غذا (رستوران،تهیه غذا، فست فود و کافی شاپ)
- محصول یا برند مورد نظر موجود نیست (در صورت تمام شدن موجودی محصول سفارش داده شده با انتخاب این گزینه سفارش را نیاز به تماس کنید؛ لازم به ذکر است محصولات انتخاب شده در مرحله بعد بر روی سایت و اپلیکیشن به صورت ناموجود در می‌آیند)
- محصول یا برند مورد نظر “به تعداد کافی” موجود نیست (تعداد کافی از محصول سفارش داده شده موجود نیست؛ به عنوان مثال مشتری درخواست سه عدد محصول x را داشته اما شما دو عدد موجود دارید)
- زمان ارسال یا آماده سازی سفارش طولانی تر می شود. (برای آماده سازی و ارسال سفارش به زمان بیشتری نیاز دارید)
- آدرس مشتری ناقص یا اشتباه وارد شده است. (زمانی که مشتری آدرس خود را اشتباه یا ناقص وارد کرده است)
- عدم حضور پیک مجموعه/اکسپرس (پیک برای ارسال سفارش در مجموعه حضور ندارد یا سفیر اکسپرس سفارش را نپذیرفته)
- سایر دلایل
- به دلیل شلوغی مجموعه/ وضعیت آب و هوا امکان ارسال وجود ندارد. (در صورت شلوغی بیش از حد رستوران و همچنین در شرایط نامساعد جوی که امکان ارسال ندارید، از این گزینه استفاده کنید)
- تغییر هزینه ارسال سفارش (هزینه ارسال متفاوت با فاکتور است.)
- تغییر قیمت سفارش به دلیل تغییر قیمت منو (قیمت محصول تغییر کرده و با فاکتور مطابقت ندارد)
- امکان اجرای توضیحات مشتری وجود ندارد. (توضیحاتی که توسط مشتری در فاکتور نوشته شده است، قابل اجرا نیست)
- سفارش تکراری است. (یک سفارش از یک مشتری دو بار ثبت شده است.)
- مشکلات فنی مجموعه (قطعی برق، گاز و …) (مشکلات فنی مانند قطعی برق، خراب شدن دستگاه‌ها و … که مانع از ارسال سفارش می شوند)
- پیک مجموعه رسید ولی مشتری حضور ندارد. (اگر از پیک مجموعه برای تحویل سفارش استفاده کردید و پس از حضور پیک در آدرس مشتری، شخصی برای تحویل حضور نداشت از این دلیل استفاده کنید.)
- دلایل دیگر
سرویس سوپر مارکت
- محصول یا برند مورد نظر موجود نیست (در صورت تمام شدن موجودی محصول سفارش داده شده با انتخاب این گزینه سفارش را نیاز به تماس کنید؛ لازم به ذکر است محصولات انتخاب شده در مرحله بعد بر روی سایت و اپلیکیشن به صورت ناموجود در می آیند)
- محصول یا برند مورد نظر “به تعداد کافی” موجود نیست. (تعداد کافی از محصول سفارش داده شده موجود نیست؛ به عنوان مثال مشتری درخواست سه عدد محصول x را داشته اما شما دو عدد موجود دارید)
- تغییر قیمت سفارش به دلیل تغییر قیمت محصول (قیمت محصول تغییر کرده و با فاکتور مطابقت ندارد)
- تاریخ انقضای محصول گذشته است. (تاریخ انقضای محصولی که موجود دارید گذشته است یا مشتری در توضیحات درخواست محصول با تاریخ روز کرده و موجود ندارید)
- عدم حضور پیک مجموعه/ اکسپرس (پیک برای ارسال سفارش در مجموعه حضور ندارد یا سفیر اکسپرس سفارش را نپذیرفته)
- سایر دلایل
- مشکل در سیستم سفارش گیری (سیستم سفارش گیری فروشگاه شما با مشکلی مواجه شده است)
- سفارش تکراری است. (یک سفارش از یک مشتری دو بار ثبت شده است.)
- امکان اجرای توضیحات مشتری وجود ندارد. (توضیحاتی که توسط مشتری در فاکتور نوشته شده است، قابل اجرا نیست)
- دلایل دیگر
سرویس شیرینی، میوه و پروتئین
- محصول یا برند مورد نظر موجود نیست (در صورت تمام شدن موجودی محصول سفارش داده شده با انتخاب این گزینه سفارش را نیاز به تماس کنید؛ لازم به ذکر است محصولات انتخاب شده در مرحله بعد بر روی سایت و اپلیکیشن به صورت ناموجود در می آیند)
- محصول یا برند مورد نظر “به تعداد کافی” موجود نیست. (تعداد کافی از محصول سفارش داده شده موجود نیست؛ به عنوان مثال مشتری درخواست سه عدد محصول x را داشته اما شما دو عدد موجود دارید)
- زمان ارسال یا آماده سازی سفارش طولانی تر می شود. (برای آماده سازی و ارسال سفارش به زمان بیشتری نیاز دارید)
- عدم حضور پیک مجموعه/ اکسپرس (پیک برای ارسال سفارش در مجموعه حضور ندارد یا سفیر اکسپرس سفارش را نپذیرفته)
- تغییر وزن محصول (وزن محصول سفارش داده شده نسبت به فاکتور تغییر کرده است)
- سایر دلایل
- تغییر قیمت سفارش به دلیل تغییر قیمت منو یا محصول (قیمت محصول تغییر کرده و با فاکتور مطابقت ندارد)
- آدرس مشتری ناقص یا اشتباه وارد شده است. (زمانی که مشتری آدرس خود را اشتباه یا ناقص وارد کرده است)
- امکان اجرای توضیحات مشتری وجود ندارد. (توضیحاتی که توسط مشتری در فاکتور نوشته شده است، قابل اجرا نیست)
- به دلیل شلوغی مجموعه/ وضعیت آب و هوا امکان ارسال وجود ندارد. (در صورت شلوغی بیش از حد مجموعه و یا در شرایط نامساعد جوی که امکان ارسال ندارید، از این گزینه استفاده کنید)
- مشکلات فنی مجموعه (قطعی برق، گاز و …) (مشکلات فنی مانند قطعی برق، خراب شدن دستگاه ها و … که مانع از ارسال سفارش می شوند)
- تغییر هزینه ارسال سفارش (هزینه ارسال متفاوت با فاکتور است.)
- سفارش تکراری است. (یک سفارش از یک مشتری دو بار ثبت شده است.)
- پیک مجموعه رسید ولی مشتری حضور ندارد. (اگر از پیک مجموعه برای تحویل سفارش استفاده کردید و پس از حضور پیک در آدرس مشتری، شخصی برای تحویل حضور نداشت از این دلیل استفاده کنید.)
- دلایل دیگر
سرویس های دیگر
- محصول یا برند مورد نظر موجود نیست (در صورت تمام شدن موجودی محصول سفارش داده شده با انتخاب این گزینه سفارش را نیاز به تماس کنید؛ لازم به ذکر است محصولات انتخاب شده در مرحله بعد بر روی سایت و اپلیکیشن به صورت ناموجود در می آیند)
- محصول یا برند مورد نظر “به تعداد کافی” موجود نیست. (تعداد کافی از محصول سفارش داده شده موجود نیست؛ به عنوان مثال مشتری درخواست سه عدد محصول x را داشته اما شما دو عدد موجود دارید)
- زمان ارسال یا آماده سازی سفارش طولانی تر می شود. (برای آماده سازی و ارسال سفارش به زمان بیشتری نیاز دارید)
- عدم حضور پیک مجموعه/ اکسپرس (پیک برای ارسال سفارش در مجموعه حضور ندارد یا سفیر اکسپرس سفارش را نپذیرفته)
- سایر دلایل
- مشکلات فنی مجموعه (قطعی برق، گاز و …) (مشکلات فنی مانند قطعی برق، خراب شدن دستگاه ها و … که مانع از ارسال سفارش می شوند)
- آدرس مشتری ناقص یا اشتباه وارد شده است. (زمانی که مشتری آدرس خود را اشتباه یا ناقص وارد کرده است)
- امکان اجرای توضیحات مشتری وجود ندارد. (توضیحاتی که توسط مشتری در فاکتور نوشته شده است، قابل اجرا نیست)
- تغییر قیمت سفارش به دلیل تغییر قیمت منو (قیمت محصول تغییر کرده و با فاکتور مطابقت ندارد)
- تغییر هزینه ارسال سفارش (هزینه ارسال متفاوت با فاکتور است.)
- به دلیل شلوغی مجموعه/ وضعیت آب و هوا امکان ارسال وجود ندارد. (در صورت شلوغی بیش از حد مجموعه و یا در شرایط نامساعد جوی که امکان ارسال ندارید، از این گزینه استفاده کنید)
- پیک مجموعه رسید ولی مشتری حضور ندارد. (اگر از پیک مجموعه برای تحویل سفارش استفاده کردید و پس از حضور پیک در آدرس مشتری، شخصی برای تحویل حضور نداشت از این دلیل استفاده کنید.)
- سفارش تکراری است. (یک سفارش از یک مشتری دو بار ثبت شده است.)
- دلایل دیگر
معرفی محصول جایگزین در سفارش نیازمند تماس شده
یکی از ویژگی‌های نرم افزار سفارش گیری اسنپ فود، قابلیت ارائه پیشنهاد محصول جایگزین در سفارش نیاز به تماس شده به علت اتمام موجودی است. به این صورت که اگر در این نرم افزار یک سفارش را به علت “محصول یا برند مورد نظر موجود نیست” نیاز به تماس کردید، می‌توانید در زمان نیاز به تماس کردن سفارش، محصول پیشنهادی خود را برای جایگزین شدن در سفارش به مشتری معرفی کنید.
برای انجام این کار از مراحل زیر پیروی کنید:
1- پس از تصمیم به نیاز به تماس کردن سفارش به دلیل موجود نبودن یا اتمام محصولات، بر روی سفارش دو بار کلیک کنید تا باز شود.
2- از قسمت پایین سفارش گزینه “نیاز به تماس” را انتخاب کنید.
3- از میان گزینه‌های پیشنهادی علت نیاز به تماس گزینه “محصول/برند مورد نظر موجود نیست” را انتخاب کنید. در ادامه محصولاتی که داخل فاکتور ثبت شده‌اند به شما نمایش داده می‌شوند.
5- از میان اقلام فاکتور، تیک محصولی که موجود نیست را بزنید.
6- پس از زدن تیک، محصولاتی که در دسته بندی محصول ناموجود وجود دارند به شما نمایش داده می‌شوند. از میان آن‌ها محصول جایگزین پیشنهادی خود را انتخاب نموده و تیک آن را روشن کنید.
7- در نهایت با زدن گزینه “ثبت”، سفارش نیاز به تماس شده، محصول ناموجود بر روی سایت به وضعیت “اتمام موجودی” در آمده و محصول پیشنهادی شما به عنوان جایگزین از طرف پشتیبانی به مشتری اعلام می‌شود تا در صورت تایید مشتری اصلاحیه فاکتور برای شما ارسال شود.
عدم دریافت سفارش و غیرفعال شدن مجموعه
هنگامی که از سمت مشتری سفارشی برای مجموعه ثبت می شود، پس از باز شدن سفارش در نرم افزار سفارش گیری توسط پرسنل مجموعه، سفارش به حالت تایید و یا نیاز به تماس در می‌آید.
اگر عکس العملی نسبت به سفارش از طرف مجموعه اتفاق نیفتد، چه می شود؟
در این حالت، پشتیبانی اسنپ فود با مدیر مجموعه تماس می‌گیرد تا وضعیت سفارش را پیگیری کند؛ اگر به علت تعطیل بودن مجموعه شما سفارش دریافت نشده باشد، پشتیبانی اسنپ فود سفارش را به علت “بسته بودن مجموعه” کنسل نموده، 50 امتیاز عملکرد منفی برای مجموعه ثبت می کند و مجموعه را تا پایان روز جاری به حالت غیر فعال در می‌آورد.
برای جلوگیری از این اتفاق چه کنیم؟
بهترین راه این است که ساعات کاری مجموعه خود را به طور دقیق ثبت نمایید. این ساعات کاری را در تمامی روزهای هفته و حتی در روزهای تعطیل (که ممکن است ساعت کاری متفاوت باشد) به دقت ثبت کنید تا در زمان بسته بودن مجموعه سفارشی دریافت نکنید. همچنین پایان ساعت کاری را زمانی در نظر بگیرید که قادر به دریافت آخرین سفارش هستید؛ به عنوان مثال اگر مجموعه شما در ساعت 11 شب بسته می‌شود اما آخرین زمانی که قادر به دریافت سفارش و آماده سازی آن هستید ساعت 10 شب است، ساعت 10 شب را به عنوان پایان ساعت کاری در نظر بگیرید و آن را ثبت کنید.
نکته مهم: در صورت غیرفعال شدن مجموعه توسط پشتیبانی، مجموعه به طور خودکار در روز بعد مجددا فعال خواهد شد. اما برای فعال کردن مجدد مجموعه در همان روز کاری می توانید از طریق نرم افزار دخل اقدام کنید. برای آموزش فعال و غیرفعال کردن مجموعه خود می توانید وارد این لینک شوید.
دیدگاهتان را بنویسید